ኢሜይልን እንዴት አድርገን ለቢዝነስ መጠቀም እንችላለን?

በዚህ ዘመን መልዕክቶችን በቴሌግራም፣ በፌስቡክ ሜሴንጀር፣ በዋትስአፕ፣ በቫይበር፣ በዊቻት እና በመሳሰሉት መለዋወጥ ይቻላል፤ ቢሆንም ኢሜይል ለቢዝነስ ወሳኝ እና ከሌሎች ኢንተርኔትን ተጠቅመን ከምንልካቸው መልዕክቶች የበለጠ መደበኛ (formal) የሆነ የመልዕክት መለዋወጫ ዘዴ ነው። በተለይ ከዓለም አቀፍ ድርጅቶች ጋር ስንሠራ (ጨረታም ሆነ የኢምፖርት/ኤክስፖርት ቢዝነስ) በኢሜይል በትክክል መልዕክት መለዋወጥ መቻል በጣም አስፈላጊ ነው።

አንዳንድ ነገሮች ስለኢሜይል አጠቃቀም፦

• ፕሮፌሽናል የሆነ የኢሜይል አድራሻ:- የኢሜይል አድራሻ በድርጅትዎ ድረ ገጽ በኩል ከሆነ ወይንም የእርስዎ ሙሉ ስም ወይንም የድርጅትዎ ሙሉ ስም የያዘ ከሆነ ድርጅትዎ ፕሮፌሽናል የሆነ የኢሜይል አድራሻ አለው ማለት ነው፡፡ ለምሳሌ ለ2merkato የተለያዩ የኢሜይል አድራሻዎችን የምንጠቀም ሲሆን ከነዚህ መካከል  info@2merkato.com አንዱ ነዉ፡፡ ሌሎች የኢሜይል አድራሻዎችን በራስዎ ወይም በድርጅትዎ ስም መፈጠር የሚችሉ ሲሆን የኩባንያዎን ስም የያዘ የስራ ስም ካለዎት Gmail መጠቀም ይችላሉ፡፡ Gmailን መጠቀም በኢንዱስትሪ ዉስጥ Yahooን ከመጠቀም ይልቅ ለባለ ድርጅቶች የተሻለ ፕሮፌሽናል እንደሆነ ይታወቃል፡፡ Gmail በሚጠቀሙበት ጊዜ ስምዎን (የድርጅትዎን ሊሆን ይችላል) እንደ ኢሜይል ID መጠቀም ይኖርበዎታል:- ለምሳሌ 2merkato@gmail.com ወይንም  seife.mengistu@gmail.com፡፡ ነገር ግን ለምሳሌ  Seyfisha@gmail.com ወይንም  seyifelove@gmail.com እንደ ፕሮፌሽናል የኢሜይል አድራሻ ሊቆጠሩ አይችሉም።
• የኢሜይል መልዕክት በሚልኩበት ጊዜ መልዕክቱ ጥራት ባለው መንገድ የተዘጋጀ የኢሜይል ፊርማ (ከዚህ በታች ማየት ይችላሉ) የያዘ መሆን አለበት። ከኢሜይሉ ጋር የተያያዙ (attached) የደብዳቤ መልዕክቶች ካሉም  መልዕክቶቹ የላኪውን ድርጅት ዓርማ እና አድራሻ በያዘ ወረቀት ላይ መጻፍና ፊርማ እና ማህተም ማካተት ይኖርባቸዋል
• የኢሜል ፊርማ ሊያካትታቸዉ የሚገቡ ነገሮች:- የላኪው ስም፣ የስራ ኃላፊነት፣የድርጅት ስም እና አድራሻ፣ስልክ (የቢሮ እና የግል ወይም ሞባይል)፣ የኢሜል አድራሻ እና የድርጅት ድረ ገጽ (ካለ)

Seife Mengistu – የላኪው ስም
Commercial Manager – የስራ ኃላፊነት

XYZ PLC – የድርጅት ስም እና አድራሻ
XYZ Building (Bole Road), First floor, Office No.0000, Addis Ababa

Phone: +251 ** ******* – ስልክ (የቢሮ እና የግል ወይም ሞባይል)
Mobile: +251 9* *******
Email: seife.mengistu@gmail.com – የኢሜይል አድራሻ
Website: www.XYZ.com – የድርጅትዎ ድረ ገጽ